Как организовать кейс-клуб

Этот формат помогает и руководителей обучить, и наладить обмен опытом в компании. Чтобы научить сотрудников действовать в сложных ситуациях и помочь им быстро перенести теорию на практику, хорошо подходит формат кейс-клуба.

Разберёмся:

— как устроен такой клуб и в чём его плюсы как учебного формата
— что нужно для подготовки к кейс-клубу
— как создать учебный кейс с классным сценарием
— что происходит на встрече кейс-клуба

Что такое кейс-клуб

Кейс-клуб — это закрытый клуб сотрудников-единомышленников для обмена опытом и решения сложных рабочих ситуаций. Членами такого клуба чаще всего выступают руководители разных функций в одной компании. Оптимально — не больше 30 участников. Проводит такие встречи модератор — бизнес-тренер.

Общение происходит в формате регулярных синхронных встреч по разным темам — например, по управлению, лидерству, принятию решений. На встрече участники изучают полезные для работы инструменты и сразу же пробуют применить их в деле: сначала в разборе учебной, заранее продуманной, ситуации, а затем на примере собственных рабочих кейсов. Поскольку опыт и подход к работе у членов клуба зачастую разный, то и ситуации они рассматривают с разных, порой неожиданных друг для друга сторон, а заодно получают прямой доступ к опыту и знаниям коллег.

У формата кейс-клуба есть целый ряд полезных характеристик:

— Практико-ориентированное обучение

Участники сначала знакомятся с теорией, а затем быстро переносят её на практику под руководством модераторов или тренеров. Так что в процессе работы получают и полезные инсайты, и знания.

— Нетворкинг и кросс-функциональное взаимодействие

Участники клуба налаживают знакомства с представителями разных отделов или команд своей компании, расширяют внутреннее взаимодействие и лучше понимают, как устроены процессы в разных отделах. Это особенно актуально для крупных корпораций.

— Обмен опытом

Кейсы стимулируют делиться опытом — не только позитивным, но и негативным. Последнее особенно важно, потому что помогает коллегам не наступать на те же грабли.

— Сценарии на будущее

Клуб помогает проработать разные сценарии рабочих ситуаций в безопасных условиях и примерить эти ситуации на себя. Это даёт возможность быстрее и проще разработать стратегию уже в обычной рабочей практике: риски просчитаны, негативный опыт учтён.

— Вовлечение участников

Формат позволяет избежать стандартной для корпоративного обучения проблемы низкого вовлечения аудитории. Но для этого нужен хороший учебный кейс и грамотный сценарий встречи. Всё это не даст скучать участникам.

— Эмоциональный отклик

Многим людям нравится давать советы, и кейс-клуб — место, где это приветствуется. Поэтому и эмоциональный отклик участников обычно высокий.

Если коротко, то формат кейс-клуба позволяет не просто научить сотрудников чему-то новому, а сразу разобрать реальные и потенциальные проблемы. Для опытных участников это возможность подсветить зоны роста, а для новичков — обменяться опытом и наладить связи друг с другом. Кроме того, это прекрасный способ создать в компании комьюнити людей, которым небезразлично как собственное развитие, так и развитие своей команды или организации.

Как подготовиться к проведению кейс‑клуба

Подготовка сводится к трём задачам — разработке теоретических материалов для участников, учебного кейса и сценария (плана) самой встречи.

Теоретические материалы для погружения в тему

Перед встречей клуба участникам обычно присылают теорию по теме встречи, то есть описание основных инструментов, которые предстоит использовать в решении кейсов. То есть работа строится по модели перевёрнутого обучения.

Теория может быть в формате лонгрида или видео, главное, чтобы её изучение не требовало слишком уж много времени — оптимально 15–20 минут. В идеале все участники приходят на обсуждение уже подготовленными. На практике, конечно, бывает иначе — с этим придётся поработать на самой встрече.

Учебный кейс

Учебный кейс необходим, чтобы «разогреть» участников и потренироваться в использовании новых инструментов. Если сразу сказать: «Коллеги, давайте-ка расскажите про ваши реальные рабочие кейсы, сейчас будем их разбирать», — то участники, скорее всего, элементарно впадут в ступор, особенно если впервые столкнулись с таким форматом встреч.

От того, каким будет учебный кейс, зависит и то, как пройдёт вся встреча, поэтому история должна быть динамичной, производить впечатление и учитывать все инструменты, которые вы заранее предложили участникам.

Жёстких алгоритмов или регламентов по созданию успешных кейсов нет, но важно придерживаться ряда принципов:

— Цель

Поскольку в кейс-клубе рассказывают не историю ради истории, а занимаются обучением, нужно чётко понимать финальную цель: чему научатся участники на примере кейса и как им разбор этой истории пригодится в работе.

— Актуальность

Герой кейса, его трудности и обстоятельства, в которых он действует, должны быть максимально близкими целевой аудитории. Только в этом случае участники смогут ассоциировать происходящее со своим опытом, а потом переложить идеи и стратегии из учебного кейса на специфику своей работы. Идеально, если проблемная ситуация основана на реальном событии.

— Контекст и конкретика

Контекст погружает участников в ситуацию и помогает донести общий смысл кейса. Этому помогают дополнительные материалы: графики, таблицы, фотографии, дополнительная информация. Главное — оставаться конкретными, давать набор чётких параметров к кейсу.

— Неоднозначность

Здорово, если у кейса нет однозначного решения или сами условия неоднозначные. Немного запутать участников вполне допустимо, ведь слишком очевидный ответ вряд ли будет кому-то интересен. Сложная же задача станет для членов клуба отличным вызовом.

— История должна быть с героями, конфликтами и «щепоткой драматизма»

Разработка учебного кейса похожа на разработку сценария короткого фильма. Во-первых, в истории обязательно должен быть герой (возможно, не один), на место которого должны поставить себя участники клуба. Во-вторых, в кейсе должен быть конфликт: противоречие, столкновения желаний и возможностей героя. Это и есть «щепотка драматизма». Если кейс слишком сухой, в нём нет интриги и кульминации, то участники просто заскучают, не проникнутся историей.

Чтобы создать путь героя, можно обратиться к опыту мультипликаторов. Например, задействовать структуру Story Spine от мультипликационной студии Pixar. Выглядит она так:

На самом деле структура вполне стандартная: жил-был человек, всё у него было хорошо, а потом он столкнулся с препятствием (тут как раз начинают проявляться заложенные в историю конфликты). Герой пытается это препятствие преодолеть и добирается до точки невозврата. Главное, чтобы его действия приводили к последствиям как позитивным, так и негативным. Такие последствия и будут исходной точкой для обсуждения с участниками: как они могут помочь герою, что стоит или не стоит делать в его ситуации, как бы сами они поступили и улучшили результат.

Конечно, возникает вопрос о допустимом объёме учебного кейса. Здесь всё зависит от конкретной ситуации, но важно учитывать, что на его разбор должно уйти не больше получаса. Что касается описания условий, то бывают небольшие заготовки буквально на пару строчек, чтобы участники самостоятельно додумали ситуацию, а есть и кейсы по гарвардской методике, где только аналитики и разных выкладок на 25 страниц. В обычной ситуации будет достаточно подготовить несколько блоков информации — не больше трёх страниц А4. Этого хватает, чтобы донести нужное, но и не растягивать одну встречу на неделю.

Типичный сценарий встречи кейс-клуба

Встречу в рамках кейс-клуба можно разделить на четыре блока:

— краткий разбор теории (около 15 минут)
— решение учебного кейса (около 30 минут)
— решение рабочих кейсов (около часа)
— подведение итогов (около 15 минут)

При таком расчёте одна встреча длится два часа.

С первым и последним пунктом всё более или менее ясно. В начале участникам напоминают о содержании разосланных им заранее материалов (наверняка найдутся те, кто не успел их открыть заранее), а в конце фиксируют инсайты и впечатления. А вот ключевые промежуточные пункты стоит разобрать подробнее.

Разбор учебного кейса

Активная фаза встречи начинается с разбора учебного кейса. Участникам раздают информацию по кейсу, которую они изучают. Затем их объединяют в команды по 5–8 человек и предлагают разобрать предложенную им ситуацию. Руководит процессом модератор (лучше, чтобы он был бизнес-тренером): в офлайн-режиме достаточно одного человека, а вот для онлайна каждой группе потребуется отдельный сопровождающий.

В процессе разбора учебного кейса участники смогут, с одной стороны, окончательно разобраться в теме и обозначить важные для себя точки. А с другой — поймут, как вообще устроен кейс, чтобы сформулировать коллегам истории из собственной практики.

После обсуждения учебного кейса нужна рефлексия — в этот момент модератор связывает решения, предложенные участниками, с представленным ранее теоретическим материалом.

Разбор кейсов участников

Самая интересная часть встречи — разбор кейсов самих участников. Когда учебный пример разобран, они уже понимают, какие их рабочие ситуации могут быть интересными для обсуждения и как структурно устроен кейс. К этому моменту у членов клуба обычно просыпается азарт от только что проделанной работы, и в голову приходят идеи, которые до того могли им казаться неочевидными.

Процесс работы с разбором историй самих участников происходит так:

— Всех участников вновь разбивают на группы. Теперь их задача — вспомнить собственные сложные ситуации по той же теме. Из всех кейсов выбирают самый интересный, продумывают его структуру и предлагают решить его коллегам из другой команды.

— Команды (каждая — отдельно) генерируют идеи для решения предложенных им кейсов, а затем снова собираются для обсуждения. Участники предлагают свои решения, а авторы кейсов рассказывают, чем всё закончилось в реальной жизни. Именно на этом этапе появляется множество инсайтов, причём даже в «заезженных» темах, набивших оскомину: в диалоге участники вдруг находят прорывные, классные идеи, о которых раньше даже не задумывались.

Это базовый, но, конечно, не единственно возможный сценарий встречи. Варианты могут быть разными: например, можно попробовать «микс», когда после обсуждения кейса участники проводят ролевой диалог или переговоры между персонажами из кейса.